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使用智能档案柜可以解决哪些文件管理问题?

- 2019-10-24-

以前没有专门的智能系统,只能依靠人工来进行文件管理,这就增加了很多人工和时间成本,文件较多的时候也比较占用地方,不过在智能档案柜兴起之后,这个困扰就解决了,它除了能自动化管理文件之外,还能存盘,不需要实际占用太多地方,一举多得,是办公场所的助手。

智能档案柜是时代的产物,它的出现不止大大解决了文件的管理和保存问题,更大的利处是解决了场地的问题,对于文件需要比较多的地方,我们如果要保存,必然会要准备一个文档室,这些文件不常用,但是又不能烧毁和扔弃,就大大占用了地方,智能型档案柜的出现就解决了这个问题,将不常用的档案存档,有用的时候再调出来,既不占用地方,又能快速找到。

当然,不同的场所所需要的智能档案柜类型不一样,因此我们在选择档案柜的时候必须根据行业特性来进行选择,如果只是寻常文档,一般的产品就可以,但是如果是机密文件,那么久要有涉密功能才行,在购买之前一定了解产品特性,才能保证它真的成为办公室助手。

在购买回来智能档案柜之后,一定要将其放置在一个干燥通风的环境中,这样密集柜才能一直保持外观好看,不受潮湿影响,保护好里面的相关文档。日常要注意常常清洗导轨沟槽,一般建议一个礼拜一次,如果没有时间,也至少每个月要清理一次,只有将智能密集柜导轨沟槽清理干净,才能保证它不被杂物堵塞。


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