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实体档案管理系统

实体档案管理系统

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实体档案管理系统的资料分布存放于不同的库房中,智慧档案室资料则集中存放于数据中心。对于电子文件归档,将电子文件的处理痕迹一并归档是最佳选择,因为,在档案资料查阅时,可以一并了解这份文件的形成与处理过程。 

1、实体档案分布式管理

实体档案存放于办公室综合档案库房,实体资料则可采用分布式存放的方式,在综合档案库房或分布于各委员会保管,并在实体档案管理系统中,通过档案资料存放位置地图标识实体档案资料的存放位置。 

2、数字化档案信息集中统一管理

数字化档案资料集中在数据中心集中统一存储和管理,设立专用档案资料服务器和备份磁盘陈列,以便于管理与利用。

3、海量数字化信息的分区存储

档案资料数字化信息,将呈快速增长态势。为了满足这种快速增长的需要,而又不会使一次性投入过大,我们提出了分区存储的概念。

分区存储的含义就是将数字化档案资料信息存放在不同的磁盘分区中,我们可以在现有的磁盘分区快要使用完毕时,再安装新的磁盘分区,通过简单的设置,即可将新增的档案资料数字化信息保存到新的分区上来。 

4、档案管理分工

实体档案管理系统由办公室负责综合档案管理系统的全面管理与维护,并承担档案库的建设与相应实体档案的管理,各委员会可按照统一的规范与标准,各自负责其自有实体资料的管理及资料数字化工作。

实体档案管理系统的组成:

一、档案管理系统

二、档案查询功能

三、入库

四、出库

五、档案销毁

六、条形码管理功能

七、手持设备档案检索功能

八、手持设备控制

九、查询开架功能

十、语音播报提示

十一、智能灯光引导定位

十二图像提示


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